안녕하세요~ 포워더 리미입니다:)
저는 업무를하면서 꼭 빠질 수 없는, 없으면 너~무 불편한 것이 바로 부킹시트 !! 인데요,
따로 정해진 명칭은 없지만 보통은 부킹시트, 부킹차트 이정도로 부르는 것 같아요
회사에 정해진 양식이 있거나, 전임자가 쓰던 부킹시트를 인수인계 해주는 것이 보통인 것 같은데,
현재 다니는 회사에서는 이런 부킹시트를 쓰는 사람이 없더라구요???
예전부터 서류를 직접 뽑아서 인쇄물로 보고 손으로 적는 것이 편한 사람도 있을 테지만,
저는 MZ니까 !! 또 세상이 좋아지고 편리해진만큼 사람도 변화해야 한다고 생각하는 사람입니다 :)
TODAY 함수, 기본 정보 (담당자명, 품명, MBL NO. / HBL NO.)
먼저 제일 첫행에는 TODAY 함수가 들어갑니다
요 투데이 함수가 왜 들어갔는지는 밑에 따로 설명하게용
그리고 기본적인 정보들을 앞쪽에 배치했습니다
저는 크게 세 업체를 담당하고 있어서 각 시트이름을 업체명으로 지정하고
아이템마다 각 담당자가 달라서 헷갈리지 않게 담당자 이름을 적는 편입니다 !!
요거는 당연히 본인이 일하면서 편리한대로 편집해서 쓸 수 있겠죠??
업무 진행상황 체크 (EDI 전송, A/N발송, 매입, D/O, FREETIME, 입고일자. DEBIT NOTE, 청구여부)
1. EDI 전송 여부 (O/X로 표시)
2. A/N 발송 여부 (O/X로 표시)
3. 매입 처리 여부
(저는 보통 신용 업체라 입력만 완료했을 경우는 ‘입력’이라고 표시를 하고,
지출결의서 처리까지 완료했을때는 ‘O’로 표시하고 있습니다 !)
4. D/O 송부 여부
(D/O 신청을 완료한 상태면 ‘신청’이라고 표시를 하고,
운임처리 및 운송일정이 잡혀서 D/O를 보냈으면 ‘O’라고 표시합니다)
5. FREETIME 기간
(FREETIME 종료일을 날짜로 표기)
6. 입고일정/운송일정
(저는 업체에서 요구하는 공장 입고일정으로 인보이스 데이트를 맞추기 때문에 따로 표기하지만 필요없다면 생략 가능합니다!)
7. DEBIT NOTE
(저는 1월 정산 마감 건은 ‘1’ 이런식으로 그 달의 마감한 날짜로 표시합니다)
8. 청구/계산서 발행여부
(DEBIT NOTE와 동일하게 그 달의 마감 날짜로 표시합니다)
**7,8 번은 O/X로 표시해도 되지만 나중에 월별로 조회할 일이 생길 때 달로 표시하면 편하더라구용
9. STATUS -> 화물 상태를 표시, 함수 활용
제가 앞서 얘기 했던 TODAY 함수가 여기에 쓰입니다!
말로 먼저 설명하자면, 위 “4번”의 D/O 여부가 “O”가 되었을 때는 = “입고완료”
“5번” FREETIME 종료일자가 “TODAY” 오늘보다 초과했을 경우 (날짜가 지났을 경우) = “경과보관료발생”
“5번” FREETIME 종료일자가 “TODAY” 오늘 대비 1~4일 남았을 경우(날짜가 임박했을 경우) = "FREETIME임박"
“5번” FREETIME 종료일자가 “TODAY” 오늘과 동일할 경우 (날짜가 같을 경우) = "FREETIME당일"
나머지는 = "입고대기"
=IF(4번="O","입고완료",IF(5번<TODAY,"경과보관료발생",IF(5번-4=TODAY,"FREETIME임박",IF(5번-3=TODAY,"FREETIME임박",IF(5번-2=TODAY,"FREETIME임박",IF(5번-1=TODAY,"FREETIME임박",IF(5번=TODAY,"FREETIME당일","입고대기"))))))))
함수가 너무 복잡하다구요?
사실 몰라도 돼요~ 제가 엑셀 파일을 공유해줄꺼니까 ㅎㅎ
그치만 업체마다 워낙 특성이 다양하니까 본인이 편리한대로 함수를 활용해도 좋을 것 같아요
그리고 저는 조건부서식 규칙을 사용해서 한눈에 볼 수 있게끔 음영처리도 해뒀습니다 !
기타 정보 (PO NO/POL/POD/ETD/ETA/모선명/항차/SHIPPER/컨테이너 타입 및 수량
마지막으로 PO NO.나 POL/POL/ETD/ETA/모선명/항차/SHIPPER명/컨테이너 타입과 수량 등
다른 기타 정보들을 적습니다 !
ETD/ETA의 경우 ATD/ATA가 확정되면 굵은글씨로 처리하고 있어요
제 메인 거래처는 워낙 다양하게 진행하는 편이라 헷갈리지 않게 관리하기 위해서 많은 정보를 적는 편인데,
없이도 본인이 충분이 관리가 된다. 아니면 추가로 구분 필요한 사항은 추가해서 쓰면 될것 같아요
저의 경우에도 담당하는 세가지 업체가 시트마다 양식이 조금씩 달라요 ㅎㅎ
혹시나 아직도 서류 혹은 수첩에 적어가면 관리를 하는 사람이라면,
조금 더 스마트하고 확실하게 엑셀 파일 사용해보면 좋을 것 같아요 :)
갑자기 상사가 이 아이템에 대해서 물동량 보고해보세요 ! 이번달 BL 건수 좀 알려주세요 ! 했을 때,
필터로 검색하면 빠르고 정확하게 알 수 있겠죠?
우리 일잘알 포워더가 되자구용 💛
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